Договорная работа в компаниях

Договор является главным инструментом, регламентирующим хозяйственную и организаторскую деятельность любой компании. А под термином «договорной работы» подразумевается умение управляющих компании эффективно использовать этот инструмент в любых ситуациях.

Как наладить договорную работу в компании

Как правило, от качественно налаженной системы договорной работы зависит успех всей компании. Договорная работа позволяет своевременно выявлять и предотвращать ошибки, увеличивать финансовые ресурсы определенной организации, а также избегать необходимости инициации судебных споров.

Для оптимизации договорной работы в компании, задействованные юристы должны разработать такие формы договоров, которые будут точно соответствовать типу деятельности указанной организации и заявленному документообороту. Таким образом, снижаются не только законно-правовые, но и хозяйственные риски. Взамен компании достается максимально эффективная организационная система договорной работы, а ее целевым результатом является успешное развитие деятельности этой самой компании.

Исходя из всего вышеперечисленного, договорная работа это:

— грамотное управление ресурсами компании;
— четко слаженные отношения внутри компании, а также с ее стратегическими партнерами;
— наиболее выгодная налоговая нагрузка касательно производимых хозяйственных операций;
— особая система защиты руководящих лиц;
— гарантия безопасности ведения бизнес деятельности.

Как вести учет документов

Учет документации необходим на всех этапах организационно-управленческой деятельности компании. Документы принимаются к учету при условии их правильного составления — по унифицированным формам (бланкам) учетной документации. Другими словами, документом признается свидетельство, письменно удостоверяющее совершение/заключение любой операции в виде выдачи финансовых средств, их обналичивания, оплаты товаров и услуг. Документ или договор, как правило, составляется в момент завершения хозяйственных операций.

Для правильного учета договоров необходимо учитывать стандартные реквизиты:

— правовое наименование учитываемого документа/договора;
— дата его составления и подписания доверенными лицами;
— наименование организации/юридического лица, составивших заявленный договор;
— определение типа хозяйственной операции;
— точное наименование должностей задействованных лиц и определение уровня их ответственности;
— личные подписи указанных в договоре должностных лиц.

Также хозяйственные документы можно условно разделить на три группы:

— организационно-распорядительные — они представляют собой свод документов, разрешающих или запрещающих проведение тех или иных операций;
— оправдательные – они отображают информацию о фактах заключения сделок и проведения операций;
— документация бухгалтерского оформления.

Для более удобного использования документации и договоров создаются так называемые учетные регистры или реестры. Реестр договоров, таким образом, представляет собой бланки или компьютерные программы, приспособленные для регистрации, а также группировки учетных договоров. Вся документация отражается в реестре договоров согласно хронологической последовательности.

Организация бумажного и электронного архива

На сегодняшний день с целью обеспечения максимальной сохранности и удобства дальнейшего использования документов вводятся электронные реестры и архивы. Их функциональность обеспечивается специальными электронными программами, благодаря которым значительно упрощаются процедуры регистрации, подготовки и утверждения договоров.

Электронный архив дает возможность получения доступа к следующей информации:

— реквизитам заключенных ранее договоров;
— наименование юридических лиц и контрагентов;
— предметы договоров (это могут быть услуги, товары, объекты аренда и продажи);
— сроки действия договоров и их общая стоимость;
— формы и сроки предполагаемых платежей;
— условия произведения оплаты и других хозяйственных операций.

Для создания электронного архива договоров, как правило, используется следующий алгоритм:

— экспертиза и массовое сканирование документов;
— индексация договоров;
— наполнение электронного архива в соответствии с предусмотренными рубриками реестра.

Специализированных договорных программ на рынке немало. Большинство из них близки по функционалу и позволяют не только вести электронный реестр, осуществлять поиск по этому реестру и формировать список договоров для печати, но и имеют ряд дополнительных возможностей, например оповещения по контрольным датам и формирование бумажной формы договора по шаблонам. Среди распространенных программ для учета договоров можно выделить программный продукт «Ведение договоров 5.3», разработанный компанией «Аракс Групп», имеющий обширный функционал и позволяющий организовать совместную работу сотрудников с договорами с возможностью назначения для каждого сотрудника прав доступа к реестру договоров.

Правильная организация договорной работы обеспечивает качественное развитие той или иной организации/компании. Исполненные договоры остаются в электронной базе – реестре архива. Это в свою очередь дает возможность эффективно управлять доступом к информации.

Договорная работа в предпринимательской сфере — теория и практика. Минимизация рисков